Qu’il soit bailleur privé ou social, promoteur ou investisseur institutionnel, le maître d’ouvrage est garant du Dossier d’Ouvrages Exécutés (DOE). Ce document intègre toutes les informations relatives aux travaux réalisés et équipements livrés par les différents intervenants d’un chantier et facilite ainsi l’exploitation et l’entretien ultérieurs des bâtiments.

À ce titre, le maître d’ouvrage doit pouvoir accéder simplement et rapidement à toute la documentation technique de son patrimoine immobilier (fiches techniques, plans d’exécution de l’ouvrage, schémas, notices de fonctionnement et de maintenance des équipements…).

Or, le DOE, exigé dans le cadre des marchés publics, et souvent requis dans les marchés privés, demande beaucoup de temps, d’organisation et peut représenter plusieurs milliers de pages. Sa réalisation est donc souvent vécue par les différents intervenants - entreprises, maîtres d’œuvre et maître d’ouvrage - comme une tâche longue, minutieuse et très chronophage.

En 2019, des professionnels du bâtiment ont créé Keepéo, une solution digitale avec l’objectif d’aider et d’accompagner les acteurs de la construction dans la réalisation et la gestion de leurs DOE.

Cette solution, simple et structurée, permet de dématérialiser les DOE rendant l’accès et le partage plus simples. 

Pour mieux comprendre en quoi consiste la solution développée par Keepéo, SMABTP a recueilli les témoignages et propos de Pierre Monfort, responsable de la maintenance et des réhabilitations à la direction technique du Foyer Stéphanais*, bailleur social implanté dans la région de Rouen, et de Jean-Paul Galabert, directeur marketing et commercial chez Keepéo.

Pourquoi avoir fait appel à Keepéo ?

Pierre Monfort : lorsque je suis arrivé au Foyer Stéphanais en 2018, le papier restait maître. Les DOE des chantiers achevés étaient sous format papier et les échanges entre les différents intervenants se faisaient principalement par mails rendant la gestion de leur suivi ardue, lente et parfois peu fiable. Il fallait trouver une solution qui permette de gérer les DOE beaucoup plus simplement et rapidement. Le BIM n’étant pas encore développé dans l’entreprise, nous nous sommes tournés vers Keepéo. Avec la solution keepéo, nous avons découvert une plateforme qui, non seulement pouvait structurer le DOE, mais offrait aussi d’autres perspectives.

Alors en pratique, comment la solution Keepéo a-t-elle modifié la réalisation et la gestion de vos DOE et comment a-t-elle amélioré votre activité ?

Pierre Monfort : Il n’y a plus de papiers. Chaque entreprise livre ses fiches techniques, plans, schémas, notices de fonctionnement… sur la plateforme dédiée. Toute cette documentation est structurée et vérifiée. On peut retrouver chaque élément du chantier dans l’outil comme par exemple l’emplacement précis des éléments techniques, leurs marques ou encore les références des carrelages posés. Tous ces éléments sont évidemment précieux pour l’exploitation future et l’entretien de nos immeubles.

Un autre avantage appréciable de la solution Keepéo est le gain de temps. La plateforme permet de livrer les éléments plus rapidement et de les structurer mais elle permet aussi de les trouver plus rapidement quand on en a besoin.

L’outil Keepéo permet également de gagner du temps lors de l’exploitation de l’immeuble. Par exemple, quand il faut faire une intervention sur une chaudière, il suffit à l’équipe technique d’accéder à la plateforme pour visualiser l’appareil, le défaut et donc la pièce défaillante. L’intervention en réparation se fait alors en une seule fois occasionnant un seul déplacement, ce qui est un vrai plus.

Keepéo c’est donc une gestion plus simple, plus rapide, plus efficace des DOE pour la maîtrise d’ouvrage mais c’est aussi un outil qui simplifie le travail des entreprises et les validations de la maîtrise d’œuvre. Je me souviens d’un chantier un peu difficile en termes de constitution du DOE, les entreprises ne mettant pas leurs fiches et documents sur la plateforme. Un expert de Keepéo est venu sur place pour expliquer l’intérêt de l’outil et tout s’est mis en place ! Les entreprises ont réalisé qu’elles y gagnaient en temps, en organisation et en fiabilité.

Nous voyons donc beaucoup de bénéfices à travailler avec Keepéo que ce soit dans notre activité de maître d’ouvrage ou dans celle d’exploitant, d’autant que Keepéo a su adapter ses solutions à des besoins spécifiques que nous avons rencontrés.  

Pierre Monfort vient d’expliquer comment la plateforme Keepéo permet à la fois de faire de nombreuses économies – sur le temps, les impressions et donc les coûts de stockage - et de mettre à la disposition des différents intervenants un outil collaboratif d’accès et d’utilisation simple et rapide. Quels sont, du côté Keepéo, les retours d’expérience ? Voyez-vous des précisions à apporter ?

Jean-Paul Galabert : le témoignage du Foyer Stéphanais est important pour Keepéo et intéressant car c’est un client historique, notre premier client, pour lequel nous avons fait évoluer l’outil en fonction de ses besoins. Le retour d’expérience de nos clients est donc fondamental car il nous permet de faire évoluer et d’améliorer l’outil en permanence.

Par ailleurs, chez Keepéo nous plaçons la satisfaction du client final au cœur de nos préoccupations ce qui signifie que l’humain garde toute sa place même dans un environnement digital. Il est essentiel que nos clients nous connaissent et qu’ils puissent nous joindre à tout moment.

J’ajouterai aussi que la plateforme permet de contrôler, au fur et à mesure, tous les plans, schémas, fiches techniques etc., garantissant ainsi aux différents intervenants une documentation fiable.

Enfin, pour finir, nous pensons chez Keepéo que nos solutions répondent à une vraie problématique, celle de la spécificité de la fin de l’acte de construire. Notre ambition est d’être le spécialiste dans ce domaine.

*Le Foyer Stéphanais est un bailleur social opérant dans la région de Rouen. Intégré au Groupe ARCADE-VYV, il gère environ 4 500 logements (50 % de logements individuels et 50 % de logements collectifs).